1. Keitä olemme
1.1 Roadwise Group B.V., jonka osoite on Oudegracht 294, 3511 NX Utrecht, Alankomaat, vastaa tässä tietosuojaselosteessa kuvatusta henkilötietojen käsittelystä. Roadwise Group B.V. on rekisteröity Alankomaiden kauppakamariin numerolla 90577434. Tässä tietosuojaselosteessa Roadwise Group B.V.-yhtiöstä käytetään nimitystä Yhtiö.
1.2 Tätä tietosuojaselostetta sovelletaan, kun henkilötietoja käsitellään Tollvignettes.com-sivuston, Roadwise-tilin, sähköisen vinjetin tilauksen, asiakaspalvelun tai muun tässä tietosuojaselosteessa kuvatun palvelun yhteydessä.
1.3 Tietosuojaa koskevat kysymykset tai henkilötietoja koskevat pyynnöt voidaan lähettää käytettävissä olevan yhteydenottolomakkeen kautta tai sähköpostitse osoitteeseen [email protected].
2. Keräämämme henkilötiedot
2.1 Sähköistä vinjettiä varten tarvittavat henkilötiedot vaihtelevat maittain ja tuotteittain. Tämä johtuu siitä, että eri mailla ja vinjetin tarjoajilla voi olla erilaisia rekisteröintivaatimuksia. Yhtiö pyytää ainoastaan tietoja, jotka ovat tarpeen tilauksen käsittelemiseksi tai sovellettavien oikeudellisten, hallinnollisten tai verotuksellisten vaatimusten täyttämiseksi.
2.2 Tilatusta sähköisestä vinjetistä riippuen Yhtiö voi kerätä seuraavia tietoja:
a. ajoneuvon rekisteröintimaa;
b. rekisterinumero;
c. ajoneuvon tunnistenumero (VIN);
d. sähköpostiosoite;
e. puhelinnumero;
f. etu- ja sukunimi;
g. osoite;
h. passinumero; ja
i. yrityksen nimi, soveltuvin osin.
2.3 Yhtiö käsittelee myös tilausta koskevia tietoja. Näihin voivat sisältyä maa, sähköisen vinjetin tyyppi, alkamispäivä, voimassaoloaika, maksettu summa, rekisteröintimaksu, valuutta, tilausnumero, laskun tiedot, tilauksen tila ja vinjetin tarjoajalta saadut tiedot.
2.4 Maksuja käsittelevät ulkopuoliset maksupalveluntarjoajat. Yhtiö ei tallenna maksukortin täydellisiä tietoja eikä maksun suorittamiseen käytettyjä pankkitietoja. Yhtiö voi vastaanottaa esimerkiksi maksutapaa, summaa, maksun tilaa ja tapahtumaviitettä koskevia tietoja.
2.5 Kun henkilö käyttää Tollvignettes.com-sivustoa tai Roadwise-tiliä, myös teknisiä tietoja voidaan kerätä. Näihin voivat sisältyä IP-osoite, selainta ja laitetta koskevat tiedot, käytön päivämäärä ja kellonaika, katsotut sivut, napsautukset, vuorovaikutukset ja tekniset lokitiedot.
2.6 Joitakin henkilötietoja tarvitaan Roadwise-tilin luomiseen tai sähköisen vinjetin tilauksen käsittelemiseen. Jos tieto on pakollinen, tästä ilmoitetaan tietoa pyydettäessä. Jos Asiakas ei anna vaadittuja tietoja, Yhtiö ei välttämättä pysty luomaan Roadwise-tiliä, käsittelemään tilausta tai tarjoamaan kyseistä palvelua.
3. Roadwise-tili
3.1 Kun Roadwise-tili luodaan, Yhtiö tallentaa aluksi vahvistetun sähköpostiosoitteen ja kyseiseen sähköpostiosoitteeseen liitetyn tilaushistorian.
3.2 Sähköpostiosoite on vahvistettava ennen kuin aiemmat tilaukset näytetään Roadwise-tilillä. Aiemmin samalla vahvistetulla sähköpostiosoitteella tehdyt tilaukset voidaan tämän jälkeen yhdistää automaattisesti tiliin.
3.3 Asiakkaat voivat myöhemmin lisätä tai muuttaa Roadwise-tilinsä tietoja, mukaan lukien etunimensä, sukunimensä, puhelinnumeronsa, osoitteensa ja passinumeronsa. Näitä tietoja voidaan käyttää tulevissa tilauksissa, jos niitä tarvitaan.
3.4 Tietoja, joita tarvitaan ainoastaan Roadwise-tiliä varten, säilytetään niin kauan kuin tili on aktiivinen, ellei Yhtiöllä ole muuta lainmukaista perustetta säilyttää niitä pidempään.
3.5 Jos Asiakas sulkee Roadwise-tilinsä, pääsy tilille poistetaan. Tämä ei automaattisesti poista tilaus-, lasku- tai muita tietoja, joita Yhtiön on säilytettävä tai joita sillä on oikeus säilyttää.
4. Miksi käytämme henkilötietoja
4.1 Yhtiö käsittelee henkilötietoja silloin, kun se on tarpeen Asiakkaan pyytämän palvelun tarjoamiseksi tai Asiakkaan kanssa tehdyn sopimuksen täyttämiseksi. Tähän sisältyy tili- ja yhteystietojen käyttäminen Roadwise-tilin luomiseen ja hallintaan sekä yhteys-, ajoneuvo- ja tilaustietojen käyttäminen sähköisen vinjetin käsittelemiseen, rekisteröimiseen ja toimittamiseen. Maksu- ja tapahtumatietoja voidaan käyttää myös maksujen, hyvitysten, riitautusten ja takaisinveloitusten käsittelemiseen, ja asiaankuuluvia yhteys- ja tilaustietoja voidaan käyttää asiakastuen tarjoamiseen.
4.2 Yhtiö käsittelee tiettyjä henkilötietoja, koska sen on noudatettava lakisääteisiä velvoitteita. Tämä koskee pääasiassa tilaus-, lasku-, maksu- ja asiakastietoja, joita on säilytettävä tai käsiteltävä verotukseen, kirjanpitoon, hallintoon tai muihin oikeudellisiin vaatimuksiin liittyvistä syistä.
4.3 Yhtiö voi käsitellä henkilötietoja, kun se on tarpeen sen oikeutettujen etujen toteuttamiseksi, edellyttäen, etteivät Asiakkaan oikeudet ja edut ole näitä etuja painavampia. Tähän voi sisältyä teknisten tietojen ja käyttötietojen käyttäminen Yhtiön palvelujen turvallisuuden ja asianmukaisen toiminnan varmistamiseksi, asiaankuuluvien tili-, tilaus- ja teknisten tietojen käyttäminen petosten ja väärinkäytösten ehkäisemiseksi tai tutkimiseksi, palvelu- ja käyttötietojen käyttäminen Yhtiön palvelujen parantamiseksi, rajattujen tilaus- ja yhteystietojen käyttäminen asiakaspalautteen hankkimiseksi sekä asiaankuuluvien tietojen käyttäminen oikeusvaateiden laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
4.4 Yhtiö käsittelee henkilötietoja suostumuksen perusteella silloin, kun suostumusta edellytetään. Tämä koskee erityisesti markkinointisähköposteja sekä tiettyjä analytiikka-, mainonta- ja seurantateknologioita. Asiakas voi peruuttaa suostumuksensa milloin tahansa.
4.5 Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta käsittelyyn, joka on suoritettu lainmukaisesti ennen suostumuksen peruuttamista. Jos Yhtiö käsittelee henkilötietoja muun oikeusperusteen nojalla, suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta käsittelyyn, joka on tarpeen kyseisen muun oikeusperusteen nojalla.
5. Sähköisen vinjetin rekisteröinti
5.1 Sähköisen vinjetin käsittelemiseksi Yhtiö lähettää tilaukseen tarvittavat tiedot asianomaiselle vinjetin tarjoajalle. Ainoastaan kyseistä maata ja tilausta varten tarvittavat tiedot jaetaan.
5.2 Maasta riippuen vinjetin tarjoaja voi olla viranomainen, tietullioperaattori, valtuutettu jakelija, jälleenmyyjä tai muu sähköisen vinjetin rekisteröintiin tai hallinnointiin osallistuva organisaatio.
5.3 Yhtiö käyttää tällä hetkellä tai voi käyttää seuraavia vinjetin tarjoajia:
Sveitsi
Bundesamt für Zoll und Grenzsicherheit (BAZG)
Tšekki
Státní fond dopravní infrastruktury (SFDI)
Slovakia
Národná diaľničná spoločnosť (NDS)
Slovenia
Družba za avtoceste v Republiki Sloveniji (DARS)
Romania
Scala Assistance SRL
barely digital GmbH & Co. KG
SMS Ticketing SRL
Bulgaria
Intelligent Traffic Systems AD
Yettel Bulgaria EAD
Moldova
S.A. Administrația Națională a Drumurilor
Unkari
Nemzeti Mobilfizetési Zrt.
5.4 Yhtiön käyttämät vinjetin tarjoajat voivat muuttua ajan myötä. Jos jossakin maassa on käytettävissä useampi kuin yksi tarjoaja, Yhtiö voi valita, mitä tarjoajaa tilauksen käsittelemiseen käytetään.
5.5 Vinjetin tarjoaja voi käsitellä henkilötietoja omalla oikeudellisella vastuullaan, jos tämä johtuu sen roolista tai sovellettavasta laista.
6. Maksut
6.1 Yhtiö käyttää tällä hetkellä Nuveita, PAY.nl:ää, PayPalia ja Revolut Payta maksujen käsittelemiseen. Käytettävä palveluntarjoaja riippuu Asiakkaan valitsemasta maksutavasta.
6.2 Maksupalveluntarjoajat käsittelevät tietoja, joita ne tarvitsevat maksun suorittamiseen, vahvistamiseen ja hallinnointiin. Joissakin käsittelytoimissa ne toimivat Yhtiön lukuun, kun taas muissa käsittelytoimissa niillä voi olla oma oikeudellinen vastuunsa.
6.3 Yhtiö vastaanottaa ainoastaan maksutiedot, joita se tarvitsee tilauksen, maksun, hyvityksen, riitautuksen tai takaisinveloituksen hallinnointiin. Yhtiö ei tallenna maksukortin täydellisiä tietoja.
7. Asiakaspalvelu
7.1 Jos Asiakas ottaa yhteyttä Yhtiöön, Yhtiö käsittelee tietoja, joita tarvitaan kysymykseen vastaamiseksi tai asian ratkaisemiseksi. Näihin voivat sisältyä yhteystiedot, kirjeenvaihto, tilaustiedot ja muut Asiakkaan antamat tiedot.
7.2 Yhtiö käyttää Trengoa asiakaspalveluviestinnän hallintaan. Asiakaspalvelutietoja voidaan siksi käsitellä Trengon kautta Yhtiön lukuun.
8. Arvostelut
8.1 Tilauksen jälkeen Yhtiö voi jakaa Asiakkaan sähköpostiosoitteen ja tilaustunnuksen Trustpilotin kanssa. Trustpilot käyttää näitä tietoja lähettääkseen arvostelupyynnön Yhtiön puolesta.
8.2 Yhtiö käyttää näitä tietoja aidon asiakaspalautteen keräämiseen ja palvelujensa parantamiseen. Lain sallimissa tapauksissa tämän käsittelyn oikeusperusteena on Yhtiön oikeutettu etu saada palautetta Asiakkailtaan.
8.3 Asiakkaat voivat vastustaa tietojensa käyttöä arvostelupyyntöihin ottamalla yhteyttä osoitteeseen [email protected] tai käyttämällä arvostelupyynnössä tarjottuja vaihtoehtoja.
8.4 Jos Asiakas päättää julkaista arvostelun, Trustpilot voi käsitellä kyseiseen arvosteluun liittyviä tietoja omien tietosuojakäytäntöjensä mukaisesti.
9. Markkinointi
9.1 Yhtiö lähettää markkinointisähköposteja vain, jos vastaanottaja on antanut vaaditun suostumuksen.
9.2 Yhtiö käyttää Klaviyoa markkinointisähköpostien, postituslistojen ja viestintäasetusten hallintaan. Klaviyo voi käsitellä esimerkiksi Asiakkaan sähköpostiosoitetta, markkinointiasetuksia ja sähköpostiviesteihin liittyviä vuorovaikutuksia.
9.3 Markkinointisuostumuksen voi peruuttaa milloin tahansa käyttämällä sähköpostiviestissä olevaa peruutuslinkkiä tai ottamalla yhteyttä osoitteeseen [email protected].
9.4 Markkinointisuostumuksen peruuttaminen ei lopeta palveluviestejä, joita tarvitaan tilauksen tai Roadwise-tilin vuoksi.
10. Evästeet ja analytiikka
10.1 Tollvignettes.com ja Roadwise-tili käyttävät evästeitä ja vastaavia teknologioita. Osa niistä on tarpeen verkkosivuston, tilin, tietoturvan tai muiden perustoimintojen kannalta.
10.2 Analytiikka-, mainonta- ja muita ei-välttämättömiä teknologioita käytetään suostumuksen antamisen jälkeen silloin, kun laki sitä edellyttää.
10.3 Asiakkaan evästevalinnoista riippuen Yhtiö voi käyttää Google Analyticsia, Google Adsia, Google Tag Manageria, Hotjaria ja Convergea. Nämä palvelut auttavat Yhtiötä ymmärtämään, miten sen palveluja käytetään, parantamaan käyttäjäkokemusta, mittaamaan suorituskykyä sekä mittaamaan tai optimoimaan mainontaa.
10.4 Nämä teknologiat voivat käsitellä tietoja, kuten IP-osoitetta, verkkotunnisteita, selainta ja laitetta koskevia tietoja, katsottuja sivuja, napsautuksia, vuorovaikutuksia ja istuntotietoja.
10.5 Asiakkaat voivat muuttaa evästevalintojaan tai peruuttaa ne Yhtiön tarjoamien evästeasetusten kautta.
11. Hosting- ja tekniset palveluntarjoajat
11.1 Yhtiö käyttää Google Cloudia hosting-palveluihin, infrastruktuuriin ja tekniseen tallennukseen. Henkilötietoja voidaan siksi tallentaa tai käsitellä Google Cloudin järjestelmissä.
11.2 Yhtiö voi käyttää myös muita teknisiä palveluntarjoajia, joita tarvitaan sen palvelujen ylläpitämiseen, suojaamiseen, huoltamiseen tai kehittämiseen. Nämä palveluntarjoajat saavat pääsyn henkilötietoihin vain silloin, kun se on tarpeen niiden tarjoaman palvelun kannalta.
12. Kenen kanssa jaamme henkilötietoja
12.1 Yhtiö ei myy henkilötietoja.
12.2 Käytetyistä palveluista riippuen henkilötietoja voidaan jakaa seuraavien tahojen kanssa:
a. vinjetin tarjoajat ja viranomaiset;
b. maksupalveluntarjoajat;
c. hosting- ja teknisten palvelujen tarjoajat;
d. asiakaspalveluntarjoajat;
e. analytiikka- ja seurantapalvelujen tarjoajat;
f. markkinointipalvelujen tarjoajat;
g. arvostelualustat; ja
h. ammatilliset neuvonantajat tarvittaessa.
12.3 Henkilötietoja voidaan luovuttaa myös silloin, kun laki, tuomioistuin tai toimivaltainen viranomainen sitä edellyttää. Yhtiö voi myös luovuttaa tietoja, jos se on kohtuudella tarpeen oikeusvaateen käsittelemiseksi tai puolustamiseksi.
13. Siirrot ETA:n ulkopuolelle
13.1 Osa Yhtiön palveluntarjoajista tai vinjetin tarjoajista voi käsitellä henkilötietoja Euroopan talousalueen ulkopuolella.
13.2 Kun henkilötietoja siirretään ETA:n ulkopuolelle, Yhtiö käyttää sovellettavan tietosuojalainsäädännön sallimaa siirtomekanismia. Maasta ja vastaanottajasta riippuen tähän voi sisältyä:
a. Euroopan komission tietosuojan riittävyyttä koskeva päätös;
b. EU-US Data Privacy Framework sertifioitujen organisaatioiden osalta;
c. Euroopan komission hyväksymät vakiosopimuslausekkeet sekä tarvittaessa täydentävät suojatoimet; tai
d. muu sovellettavan lain sallima siirtomekanismi.
13.3 Asiakkaat voivat ottaa yhteyttä osoitteeseen [email protected] saadakseen lisätietoja tiettyyn kansainväliseen siirtoon sovellettavista suojatoimista.
14. Kuinka kauan säilytämme henkilötietoja
14.1 Yhtiö ei säilytä henkilötietoja pidempään kuin on tarpeen, ellei laki edellytä tai salli niiden säilyttämistä pidempään.
14.2 Yhtiön vero- tai hallinnollisiin asiakirjoihin kuuluvia tilaus-, lasku- ja asiakastietoja säilytetään pääsääntöisesti seitsemän vuotta.
14.3 Tietoja, jotka liittyvät ainoastaan Roadwise-tiliin, säilytetään niin kauan kuin tili on aktiivinen. Tilin sulkemisen jälkeen tiedot, joita ei enää tarvita muuhun lainmukaiseen tarkoitukseen, poistetaan tai anonymisoidaan.
14.4 Tiedot, jotka on edelleen säilytettävä lakisääteisen velvoitteen vuoksi, kuten tilaus- tai laskutiedot, säilytetään sovellettavan säilytysajan ajan myös Roadwise-tilin sulkemisen jälkeen.
14.5 Markkinointitietoja säilytetään, kunnes suostumus peruutetaan tai tietoja ei enää tarvita markkinointiin. Yhtiö voi säilyttää rajattuja tietoja sen kirjaamiseksi, että henkilö on peruuttanut markkinointiviestien tilauksen, jotta markkinointia ei lähetetä uudelleen ilman uutta suostumusta.
14.6 Teknisiä tietoja, analytiikka-, eväste- ja asiakaspalvelutietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on kohtuudella tarpeen kyseistä tarkoitusta varten. Tarkka ajanjakso voi riippua tietojen tyypistä, käytetyn palvelun asetuksista ja sovellettavista oikeudellisista tai tietoturvavaatimuksista.
15. Tietoturva
15.1 Yhtiö toteuttaa asianmukaiset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet henkilötietojen suojaamiseksi katoamiselta, väärinkäytöltä, luvattomalta pääsyltä, luvattomalta luovuttamiselta ja muulta lainvastaiselta käsittelyltä.
15.2 Yhtiö arvioi tietoturvatoimenpiteitään ja päivittää niitä tarvittaessa ottaen huomioon käsiteltävien henkilötietojen tyypin ja niihin liittyvät riskit.
15.3 Minkään verkkojärjestelmän täydellistä turvallisuutta ei voida taata. Asiakkaat vastaavat myös Roadwise-tilinsä kirjautumistietojen suojaamisesta, ja heidän tulisi ottaa yhteyttä Yhtiöön, jos he uskovat jonkun päässeen heidän tililleen ilman lupaa.
16. Automatisoitu päätöksenteko
16.1 Yhtiö ei tee Asiakkaita koskevia päätöksiä yksinomaan automaattisen käsittelyn perusteella silloin, kun näillä päätöksillä on heitä koskevia oikeusvaikutuksia tai vastaavalla tavalla merkittäviä vaikutuksia.
17. Tietosuojaa koskevat oikeutesi
17.1 Asiakkailla on oikeus pyytää Yhtiöltä tietoa siitä, mitä henkilötietoja Yhtiöllä on heistä, ja saada jäljennös näistä tiedoista.
17.2 Asiakkaat voivat pyytää Yhtiötä oikaisemaan virheelliset tai puutteelliset henkilötiedot.
17.3 Asiakkaat voivat pyytää Yhtiötä poistamaan henkilötietoja silloin, kun laki antaa heille siihen oikeuden. Yhtiö voi kuitenkin säilyttää tiedot, jotka sen on lain mukaan säilytettävä tai joiden säilyttäminen on muutoin lain mukaan sallittua.
17.4 Asiakkailla voi myös olla oikeus pyytää Yhtiötä rajoittamaan tietojensa käsittelyä, vastustaa tiettyä käsittelyä tai saada tietyt tiedot siirrettävässä muodossa.
17.5 Kun käsittely perustuu suostumukseen, suostumus voidaan peruuttaa milloin tahansa. Tämä ei vaikuta käsittelyyn, joka on jo suoritettu ennen suostumuksen peruuttamista.
17.6 Tietosuojaa koskevat pyynnöt voidaan lähettää käytettävissä olevan yhteydenottolomakkeen kautta tai sähköpostitse osoitteeseen [email protected]. Yhtiö voi pyytää tietoja, joita tarvitaan pyynnön esittäjän henkilöllisyyden varmistamiseksi.
17.7 Yhtiö vastaa sovellettavan tietosuojalainsäädännön edellyttämissä määräajoissa.
17.8 Asiakkailla on myös oikeus tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle. Koska Yhtiö on sijoittautunut Alankomaihin, valitus voidaan tehdä Alankomaiden tietosuojaviranomaiselle, Autoriteit Persoonsgegevens. Olosuhteista riippuen Asiakkaalla voi myös olla mahdollisuus tehdä valitus oman maansa tietosuojaviranomaiselle.
18. Ikä
18.1 Yhtiön sähköiset vinjettipalvelut ja Roadwise-tilit on tarkoitettu vähintään 18-vuotiaille. Yhtiö ei tietoisesti tarjoa Roadwise-tilejä tai sähköisiä vinjettipalveluja alle 18-vuotiaille.
19. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen
19.1 Yhtiö voi päivittää tätä tietosuojaselostetta, jos sen palvelut, käsittelytoimet, palveluntarjoajat tai oikeudelliset velvoitteet muuttuvat.
19.2 Uusin versio on saatavilla Tollvignettes.com-sivuston ja Yhtiön Roadwise-palvelujen kautta. Jos laki sitä edellyttää, olennaisista muutoksista, jotka vaikuttavat merkittävästi olemassa oleviin Roadwise-tilinhaltijoihin, ilmoitetaan myös heille.