1. Wie wij zijn
1.1 Roadwise Group B.V., gevestigd aan Oudegracht 294, 3511 NX Utrecht, Nederland, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in dit privacybeleid. Roadwise Group B.V. is ingeschreven bij de Nederlandse Kamer van Koophandel onder nummer 90577434. In dit privacybeleid wordt Roadwise Group B.V. aangeduid als de Vennootschap.
1.2 Dit privacybeleid is van toepassing wanneer persoonsgegevens worden verwerkt via Tollvignettes.com, een Roadwise-account, een bestelling van een e-vignet, de klantenservice of een andere dienst die in dit privacybeleid wordt beschreven.
1.3 Vragen over privacy of verzoeken met betrekking tot persoonsgegevens kunnen worden ingediend via het beschikbare contactformulier of per e-mail aan [email protected].
2. Persoonsgegevens die wij verzamelen
2.1 Welke persoonsgegevens nodig zijn voor een e-vignet verschilt per land en product. Dit komt doordat ieder land en iedere vignetaanbieder andere registratievereisten kan hanteren. De Vennootschap vraagt uitsluitend om gegevens die nodig zijn voor de bestelling of voor toepasselijke wettelijke, administratieve of fiscale vereisten.
2.2 Afhankelijk van het bestelde e-vignet kan de Vennootschap de volgende gegevens verzamelen:
a. land van voertuigregistratie;
b. kenteken;
c. voertuigidentificatienummer (VIN);
d. e-mailadres;
e. telefoonnummer;
f. voornaam en achternaam;
g. adres;
h. paspoortnummer; en
i. bedrijfsnaam, waar relevant.
2.3 De Vennootschap verwerkt ook informatie over de bestelling. Dit kan onder meer het land, het type e-vignet, de startdatum, de geldigheidsduur, het betaalde bedrag, de registratiekosten, de valuta, het ordernummer, factuurgegevens, de bestelstatus en informatie die van de vignetaanbieder is ontvangen omvatten.
2.4 Betalingen worden afgehandeld door externe betaaldienstverleners. De Vennootschap slaat geen volledige betaalkaartgegevens of bankgegevens op die voor de betaling worden gebruikt. De Vennootschap kan informatie ontvangen zoals de betaalmethode, het bedrag, de betaalstatus en de transactiereferentie.
2.5 Wanneer iemand Tollvignettes.com of een Roadwise-account gebruikt, kan ook technische informatie worden verzameld. Dit kan onder meer het IP-adres, browser- en apparaatinformatie, datum en tijd van toegang, bekeken pagina's, klikken, interacties en technische logbestanden omvatten.
2.6 Sommige persoonsgegevens zijn vereist om een Roadwise-account aan te maken of een bestelling van een e-vignet te verwerken. Wanneer informatie vereist is, wordt dit aangegeven op het moment dat om de informatie wordt gevraagd. Indien de Klant de vereiste informatie niet verstrekt, kan de Vennootschap mogelijk geen Roadwise-account aanmaken, de bestelling niet verwerken of de betreffende dienst niet leveren.
3. Roadwise-account
3.1 Wanneer een Roadwise-account wordt aangemaakt, slaat de Vennootschap in eerste instantie het geverifieerde e-mailadres en de aan dat e-mailadres gekoppelde bestelgeschiedenis op.
3.2 Het e-mailadres moet worden geverifieerd voordat eerdere bestellingen in het Roadwise-account worden weergegeven. Bestellingen die eerder met hetzelfde geverifieerde e-mailadres zijn geplaatst, kunnen vervolgens automatisch aan het account worden gekoppeld.
3.3 Klanten kunnen later informatie aan hun Roadwise-account toevoegen of daarin wijzigen, waaronder hun voornaam, achternaam, telefoonnummer, adres en paspoortnummer. Deze informatie kan voor toekomstige bestellingen worden gebruikt wanneer dit nodig is.
3.4 Gegevens die uitsluitend voor het Roadwise-account nodig zijn, worden bewaard zolang het account actief blijft, tenzij de Vennootschap een andere rechtmatige reden heeft om deze langer te bewaren.
3.5 Indien een Klant zijn Roadwise-account sluit, wordt de toegang tot het account verwijderd. Dit leidt niet automatisch tot verwijdering van bestel-, factuur- of andere informatie die de Vennootschap moet of mag bewaren.
4. Waarom wij persoonsgegevens gebruiken
4.1 De Vennootschap verwerkt persoonsgegevens wanneer dit noodzakelijk is om een door de Klant gevraagde dienst te leveren of om een overeenkomst met de Klant uit te voeren. Dit omvat het gebruik van account- en contactgegevens voor het aanmaken en beheren van een Roadwise-account en het gebruik van contact-, voertuig- en bestelgegevens voor het verwerken, registreren en leveren van een e-vignet. Betalings- en transactiegegevens kunnen ook worden gebruikt voor het afhandelen van betalingen, terugbetalingen, geschillen en chargebacks, en relevante contact- en bestelgegevens kunnen worden gebruikt voor het verlenen van klantenservice.
4.2 De Vennootschap verwerkt bepaalde persoonsgegevens omdat zij aan wettelijke verplichtingen moet voldoen. Dit betreft voornamelijk bestel-, factuur-, betalings- en klantgegevens die moeten worden bewaard of verwerkt voor fiscale, boekhoudkundige, administratieve of andere wettelijke vereisten.
4.3 De Vennootschap kan persoonsgegevens verwerken wanneer dit noodzakelijk is voor haar gerechtvaardigde belangen, mits de rechten en belangen van de Klant niet zwaarder wegen dan die belangen. Dit kan onder meer omvatten: het gebruik van technische en gebruiksgegevens om de diensten van de Vennootschap veilig en goed functionerend te houden, het gebruik van relevante account-, bestel- en technische informatie om fraude en misbruik te voorkomen of te onderzoeken, het gebruik van dienst- en gebruiksinformatie om de diensten van de Vennootschap te verbeteren, het gebruik van beperkte bestel- en contactgegevens om feedback van klanten te verkrijgen en het gebruik van relevante informatie om rechtsvorderingen in te stellen, uit te oefenen of te verdedigen.
4.4 De Vennootschap verwerkt persoonsgegevens op basis van toestemming wanneer toestemming vereist is. Dit geldt in het bijzonder voor marketingmails en bepaalde analyse-, advertentie- en trackingtechnologieën. De Klant kan zijn toestemming op ieder moment intrekken.
4.5 Het intrekken van toestemming heeft geen gevolgen voor verwerkingen die al rechtmatig hebben plaatsgevonden voordat de toestemming werd ingetrokken. Wanneer de Vennootschap persoonsgegevens op een andere rechtsgrond verwerkt, heeft het intrekken van toestemming geen gevolgen voor verwerkingen die op die andere rechtsgrond noodzakelijk zijn.
5. Registratie van e-vignetten
5.1 Om een e-vignet te verwerken, stuurt de Vennootschap de voor de bestelling vereiste informatie naar de betreffende vignetaanbieder. Alleen de informatie die voor dat specifieke land en die specifieke bestelling nodig is, wordt gedeeld.
5.2 Afhankelijk van het land kan een vignetaanbieder een overheidsinstantie, tolexploitant, geautoriseerde distributeur, wederverkoper of andere organisatie zijn die betrokken is bij de registratie of administratie van het e-vignet.
5.3 De Vennootschap maakt momenteel gebruik van of kan gebruikmaken van de volgende vignetaanbieders:
Zwitserland
Bundesamt für Zoll und Grenzsicherheit (BAZG)
Tsjechië
Státní fond dopravní infrastruktury (SFDI)
Slowakije
Národná diaľničná spoločnosť (NDS)
Slovenië
Družba za avtoceste v Republiki Sloveniji (DARS)
Roemenië
Scala Assistance SRL
barely digital GmbH & Co. KG
SMS Ticketing SRL
Bulgarije
Intelligent Traffic Systems AD
Yettel Bulgaria EAD
Moldavië
S.A. Administrația Națională a Drumurilor
Hongarije
Nemzeti Mobilfizetési Zrt.
5.4 De vignetaanbieders die door de Vennootschap worden gebruikt, kunnen in de loop van de tijd wijzigen. Wanneer voor een land meer dan één aanbieder beschikbaar is, kan de Vennootschap kiezen welke aanbieder wordt gebruikt om de bestelling te verwerken.
5.5 Een vignetaanbieder kan persoonsgegevens onder eigen juridische verantwoordelijkheid verwerken wanneer dit voortvloeit uit zijn rol of het toepasselijke recht.
6. Betalingen
6.1 De Vennootschap gebruikt momenteel Nuvei, PAY.nl, PayPal en Revolut Pay voor het verwerken van betalingen. Welke aanbieder wordt gebruikt, hangt af van de door de Klant gekozen betaalmethode.
6.2 Betaaldienstverleners verwerken de informatie die zij nodig hebben om de betaling uit te voeren, te verifiëren en te beheren. Voor bepaalde verwerkingen handelen zij namens de Vennootschap, terwijl zij voor andere verwerkingen mogelijk een eigen juridische verantwoordelijkheid hebben.
6.3 De Vennootschap ontvangt uitsluitend de betalingsinformatie die zij nodig heeft om de bestelling, betaling, terugbetaling, het geschil of de chargeback te beheren. De Vennootschap slaat geen volledige betaalkaartgegevens op.
7. Klantenservice
7.1 Indien een Klant contact opneemt met de Vennootschap, verwerkt de Vennootschap de informatie die nodig is om de vraag te beantwoorden of het probleem op te lossen. Dit kan contactgegevens, correspondentie, bestelinformatie en andere door de Klant verstrekte informatie omvatten.
7.2 De Vennootschap gebruikt Trengo voor het beheren van communicatie met de klantenservice. Gegevens van de klantenservice kunnen daarom via Trengo namens de Vennootschap worden verwerkt.
8. Beoordelingen
8.1 Na een bestelling kan de Vennootschap het e-mailadres en de order-ID van de Klant delen met Trustpilot. Trustpilot gebruikt deze informatie om namens de Vennootschap een uitnodiging voor een beoordeling te versturen.
8.2 De Vennootschap gebruikt deze informatie om authentieke feedback van klanten te verzamelen en haar diensten te verbeteren. Waar wettelijk toegestaan, is deze verwerking gebaseerd op het gerechtvaardigde belang van de Vennootschap om feedback van haar Klanten te ontvangen.
8.3 Klanten kunnen bezwaar maken tegen het gebruik van hun gegevens voor uitnodigingen voor beoordelingen door contact op te nemen met [email protected] of door gebruik te maken van de mogelijkheden die in de uitnodiging worden geboden.
8.4 Indien een Klant ervoor kiest een beoordeling te plaatsen, kan Trustpilot informatie met betrekking tot die beoordeling verwerken onder zijn eigen privacyvoorwaarden.
9. Marketing
9.1 De Vennootschap verstuurt alleen marketingmails wanneer de ontvanger de vereiste toestemming heeft gegeven.
9.2 De Vennootschap gebruikt Klaviyo voor het beheren van marketingmails, mailinglijsten en communicatievoorkeuren. Klaviyo kan informatie verwerken zoals het e-mailadres van de Klant, marketingvoorkeuren en interacties met e-mails.
9.3 Toestemming voor marketing kan op ieder moment worden ingetrokken via de afmeldlink in een e-mail of door contact op te nemen met [email protected].
9.4 Het intrekken van toestemming voor marketing heeft geen gevolgen voor serviceberichten die nodig zijn voor een bestelling of Roadwise-account.
10. Cookies en analytics
10.1 Tollvignettes.com en het Roadwise-account gebruiken cookies en vergelijkbare technologieën. Sommige daarvan zijn nodig voor de website, het account, de beveiliging of andere basisfunctionaliteiten.
10.2 Analytics-, advertentie- en andere niet-essentiële technologieën worden alleen na toestemming gebruikt wanneer de wet dit vereist.
10.3 Afhankelijk van de cookievoorkeuren van de Klant kan de Vennootschap Google Analytics, Google Ads, Google Tag Manager, Hotjar en Converge gebruiken. Deze diensten helpen de Vennootschap te begrijpen hoe haar diensten worden gebruikt, de gebruikerservaring te verbeteren, prestaties te meten en advertenties te meten of te optimaliseren.
10.4 Deze technologieën kunnen informatie verwerken zoals het IP-adres, online identificatoren, browser- en apparaatinformatie, bekeken pagina's, klikken, interacties en sessie-informatie.
10.5 Klanten kunnen hun cookievoorkeuren wijzigen of intrekken via de cookie-instellingen die door de Vennootschap beschikbaar worden gesteld.
11. Hosting en technische dienstverleners
11.1 De Vennootschap gebruikt Google Cloud voor hosting, infrastructuur en technische opslag. Persoonsgegevens kunnen daarom worden opgeslagen of verwerkt met behulp van Google Cloud-systemen.
11.2 De Vennootschap kan ook andere technische leveranciers gebruiken die nodig zijn om haar diensten te exploiteren, beveiligen, onderhouden of ontwikkelen. Deze leveranciers krijgen alleen toegang tot persoonsgegevens wanneer dit nodig is voor de dienst die zij leveren.
12. Met wie wij persoonsgegevens delen
12.1 De Vennootschap verkoopt geen persoonsgegevens.
12.2 Afhankelijk van de gebruikte diensten kunnen persoonsgegevens worden gedeeld met:
a. vignetaanbieders en overheidsinstanties;
b. betaaldienstverleners;
c. hosting- en technische dienstverleners;
d. klantenservicedienstverleners;
e. aanbieders van analytics en tracking;
f. marketingdienstverleners;
g. beoordelingsplatforms; en
h. professionele adviseurs waar nodig.
12.3 Persoonsgegevens kunnen ook worden verstrekt wanneer de Vennootschap daartoe verplicht is op grond van de wet, door een rechter of door een bevoegde instantie. De Vennootschap kan ook informatie verstrekken wanneer dit redelijkerwijs noodzakelijk is om een rechtsvordering te behandelen of zich daartegen te verdedigen.
13. Doorgiften buiten de EER
13.1 Sommige dienstverleners of vignetaanbieders van de Vennootschap kunnen persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken.
13.2 Wanneer persoonsgegevens buiten de EER worden doorgegeven, gebruikt de Vennootschap een doorgiftemechanisme dat is toegestaan op grond van het toepasselijke gegevensbeschermingsrecht. Afhankelijk van het land en de ontvanger kan dit onder meer omvatten:
a. een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie;
b. het EU-US Data Privacy Framework voor gecertificeerde organisaties;
c. door de Europese Commissie goedgekeurde standaardcontractbepalingen, samen met aanvullende waarborgen waar vereist; of
d. een ander doorgiftemechanisme dat op grond van het toepasselijke recht is toegestaan.
13.3 Klanten kunnen contact opnemen met [email protected] voor meer informatie over de waarborgen die voor een specifieke internationale doorgifte worden gebruikt.
14. Hoe lang wij persoonsgegevens bewaren
14.1 De Vennootschap bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk, tenzij de wet vereist of toestaat dat deze langer worden bewaard.
14.2 Bestel-, factuur- en klantgegevens die deel uitmaken van de fiscale of administratieve administratie van de Vennootschap worden in het algemeen zeven jaar bewaard.
14.3 Informatie die uitsluitend aan een Roadwise-account is gekoppeld, wordt bewaard zolang het account actief blijft. Nadat het account is gesloten, wordt informatie die niet langer nodig is voor een ander rechtmatig doel verwijderd of geanonimiseerd.
14.4 Informatie die nog moet worden bewaard vanwege een wettelijke verplichting, zoals bestel- of factuurgegevens, blijft gedurende de toepasselijke bewaartermijn opgeslagen, ook nadat een Roadwise-account is gesloten.
14.5 Marketinginformatie wordt bewaard totdat de toestemming wordt ingetrokken of de informatie niet langer nodig is voor marketing. De Vennootschap kan beperkte informatie bewaren om vast te leggen dat iemand zich heeft afgemeld, zodat niet opnieuw marketing wordt verstuurd zonder nieuwe toestemming.
14.6 Technische, analytics-, cookie- en klantenservicegegevens worden uitsluitend bewaard zolang dit redelijkerwijs nodig is voor het betreffende doel. De exacte termijn kan afhangen van het type gegevens, de instellingen van de gebruikte dienst en toepasselijke wettelijke of beveiligingsvereisten.
15. Beveiliging
15.1 De Vennootschap neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang, ongeoorloofde verstrekking en andere onrechtmatige verwerking.
15.2 De Vennootschap beoordeelt haar beveiligingsmaatregelen en werkt deze waar passend bij, rekening houdend met het type persoonsgegevens dat wordt verwerkt en de daaraan verbonden risico's.
15.3 Van geen enkel online systeem kan worden gegarandeerd dat het volledig veilig is. Klanten zijn ook verantwoordelijk voor het veilig houden van de inloggegevens van hun Roadwise-account en zouden contact moeten opnemen met de Vennootschap indien zij vermoeden dat iemand zonder toestemming toegang tot hun account heeft verkregen.
16. Geautomatiseerde besluitvorming
16.1 De Vennootschap neemt geen besluiten over Klanten uitsluitend op basis van geautomatiseerde verwerking wanneer die besluiten voor hen rechtsgevolgen hebben of hen op vergelijkbare wijze in aanmerkelijke mate treffen.
17. Uw privacyrechten
17.1 Klanten hebben het recht de Vennootschap te vragen welke persoonsgegevens zij over hen bewaart en een kopie van die gegevens te ontvangen.
17.2 Klanten kunnen de Vennootschap verzoeken persoonsgegevens die onjuist of onvolledig zijn te corrigeren.
17.3 Klanten kunnen de Vennootschap verzoeken persoonsgegevens te verwijderen wanneer de wet hun dat recht geeft. De Vennootschap kan informatie blijven bewaren die zij wettelijk verplicht is te bewaren of anderszins wettelijk mag bewaren.
17.4 Klanten kunnen ook het recht hebben de Vennootschap te verzoeken het gebruik van hun gegevens te beperken, bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen of bepaalde gegevens in een overdraagbaar formaat te ontvangen.
17.5 Wanneer de verwerking is gebaseerd op toestemming, kan deze toestemming op ieder moment worden ingetrokken. Dit heeft geen gevolgen voor verwerkingen die al hebben plaatsgevonden voordat de toestemming werd ingetrokken.
17.6 Privacyverzoeken kunnen worden ingediend via het beschikbare contactformulier of per e-mail aan [email protected]. De Vennootschap kan vragen om informatie die nodig is om de identiteit van de persoon die het verzoek indient te verifiëren.
17.7 De Vennootschap zal reageren binnen de termijnen die op grond van het toepasselijke gegevensbeschermingsrecht zijn vereist.
17.8 Klanten hebben ook het recht een klacht in te dienen bij een gegevensbeschermingsautoriteit. Omdat de Vennootschap in Nederland is gevestigd, kan een klacht worden ingediend bij de Nederlandse toezichthouder voor gegevensbescherming, de Autoriteit Persoonsgegevens. Afhankelijk van de omstandigheden kan een Klant mogelijk ook een klacht indienen bij de gegevensbeschermingsautoriteit in zijn eigen land.
18. Leeftijd
18.1 De e-vignetdiensten van de Vennootschap en Roadwise-accounts zijn bedoeld voor personen van 18 jaar of ouder. De Vennootschap biedt niet bewust Roadwise-accounts of e-vignetdiensten aan personen jonger dan 18 jaar.
19. Wijzigingen in dit privacybeleid
19.1 De Vennootschap kan dit privacybeleid bijwerken indien haar diensten, verwerkingsactiviteiten, dienstverleners of wettelijke verplichtingen wijzigen.
19.2 De meest recente versie zal beschikbaar zijn via Tollvignettes.com en via de Roadwise-diensten van de Vennootschap. Waar dit wettelijk vereist is, zullen wezenlijke wijzigingen die aanzienlijke gevolgen hebben voor bestaande houders van een Roadwise-account ook aan hen worden gecommuniceerd.