1 Wie wij zijn
1.1 Roadwise Group B.V., gevestigd aan Oudegracht 294, 3511 NX Utrecht, Nederland, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in dit privacybeleid. Roadwise Group B.V. is ingeschreven bij de Nederlandse Kamer van Koophandel onder nummer 90577434. In dit privacybeleid wordt Roadwise Group B.V. aangeduid als de Vennootschap.
1.2 Dit privacybeleid is van toepassing wanneer persoonsgegevens worden verwerkt via Tollvignettes.com, een Roadwise-account, een bestelling van een e-vignet, de klantenservice of een andere dienst die in dit privacybeleid wordt beschreven.
1.3 Vragen over privacy of verzoeken met betrekking tot persoonsgegevens kunnen worden ingediend via het beschikbare contactformulier of per e-mail aan [email protected].
2 Persoonsgegevens die wij verzamelen
2.1 Welke persoonsgegevens nodig zijn voor een e-vignet verschilt per land en product. Dit komt doordat elk land en elke vignetaanbieder andere registratievereisten kan hanteren. De Vennootschap vraagt alleen gegevens op die nodig zijn voor de bestelling of voor toepasselijke wettelijke, administratieve of fiscale vereisten.
2.2 Afhankelijk van het bestelde e-vignet kan de Vennootschap de volgende persoonsgegevens verzamelen:
a. land van voertuigregistratie;
b. nummerplaat;
c. voertuigidentificatienummer (VIN);
d. e-mailadres;
e. telefoonnummer;
f. voornaam en achternaam;
g. adres;
h. paspoortnummer; en
i. bedrijfsnaam, waar relevant.
2.3 De Vennootschap verwerkt ook informatie over de bestelling. Dit kan onder meer het land, het type e-vignet, de startdatum, de geldigheidsduur, het betaalde bedrag, de registratiekosten, de valuta, het bestelnummer, factuurgegevens, de bestelstatus en informatie die van de vignetaanbieder is ontvangen omvatten.
2.4 Betalingen worden verwerkt door externe betalingsdienstaanbieders. De Vennootschap bewaart geen volledige betaalkaartgegevens of bankgegevens die zijn gebruikt om de betaling uit te voeren. De Vennootschap kan informatie ontvangen zoals de betaalmethode, het bedrag, de betalingsstatus en de transactiereferentie.
2.5 Wanneer iemand Tollvignettes.com of een Roadwise-account gebruikt, kan ook technische informatie worden verzameld. Dit kan onder meer het IP-adres, browser- en apparaatinformatie, datum en tijdstip van toegang, bekeken pagina's, klikken, interacties en technische logbestanden omvatten.
2.6 Sommige persoonsgegevens zijn vereist om een Roadwise-account aan te maken of een bestelling van een e-vignet te verwerken. Wanneer informatie verplicht is, wordt dit aangegeven wanneer de informatie wordt gevraagd. Als de Klant de vereiste informatie niet verstrekt, kan de Vennootschap mogelijk geen Roadwise-account aanmaken, de bestelling niet verwerken of de betreffende dienst niet leveren.
3 Roadwise-account
3.1 Wanneer een Roadwise-account wordt aangemaakt, bewaart de Vennootschap in eerste instantie het bevestigde e-mailadres en de bestelgeschiedenis die aan dat e-mailadres is gekoppeld.
3.2 Het e-mailadres moet worden bevestigd voordat eerdere bestellingen in het Roadwise-account worden weergegeven. Bestellingen die eerder met hetzelfde bevestigde e-mailadres zijn geplaatst, kunnen vervolgens automatisch aan het account worden gekoppeld.
3.3 Klanten kunnen later informatie aan hun Roadwise-account toevoegen of daarin wijzigen, waaronder hun voornaam, achternaam, telefoonnummer, adres en paspoortnummer. Deze informatie kan voor toekomstige bestellingen worden gebruikt wanneer deze daarvoor nodig is.
3.4 Gegevens die uitsluitend nodig zijn voor het Roadwise-account worden bewaard zolang het account actief blijft, tenzij de Vennootschap een andere rechtmatige reden heeft om deze langer te bewaren.
3.5 Als een Klant zijn of haar Roadwise-account sluit, wordt de toegang tot het account verwijderd. Hierdoor worden bestel-, factuur- of andere gegevens die de Vennootschap moet of mag bewaren niet automatisch verwijderd.
4 Waarom wij persoonsgegevens gebruiken
4.1 De Vennootschap verwerkt persoonsgegevens wanneer dit noodzakelijk is om een door de Klant gevraagde dienst te leveren of een overeenkomst met de Klant uit te voeren. Dit omvat het gebruik van account- en contactgegevens om een Roadwise-account aan te maken en te beheren, en het gebruik van contact-, voertuig- en bestelgegevens om een e-vignet te verwerken, te registreren en te leveren. Betalings- en transactiegegevens kunnen ook worden gebruikt om betalingen, terugbetalingen, geschillen en chargebacks af te handelen, en relevante contact- en bestelgegevens kunnen worden gebruikt om klantenondersteuning te bieden.
4.2 De Vennootschap verwerkt bepaalde persoonsgegevens omdat zij aan wettelijke verplichtingen moet voldoen. Dit heeft voornamelijk betrekking op bestel-, factuur-, betalings- en klantgegevens die moeten worden bewaard of verwerkt voor fiscale, boekhoudkundige, administratieve of andere wettelijke vereisten.
4.3 De Vennootschap kan persoonsgegevens verwerken wanneer dit noodzakelijk is voor haar gerechtvaardigde belangen, op voorwaarde dat de rechten en belangen van de Klant niet zwaarder wegen dan die belangen. Dit kan onder meer omvatten: het gebruik van technische en gebruiksgegevens om de diensten van de Vennootschap veilig en goed werkend te houden, het gebruik van relevante account-, bestel- en technische informatie om fraude en misbruik te voorkomen of te onderzoeken, het gebruik van dienst- en gebruiksinformatie om de diensten van de Vennootschap te verbeteren, het gebruik van beperkte bestel- en contactgegevens om feedback van klanten te verkrijgen en het gebruik van relevante informatie om rechtsvorderingen in te stellen of uit te oefenen of zich tegen rechtsvorderingen te verdedigen.
4.4 De Vennootschap verwerkt persoonsgegevens op basis van toestemming wanneer toestemming vereist is. Dit geldt in het bijzonder voor marketingmails en bepaalde analyse-, advertentie- en trackingtechnologieën. De Klant kan zijn of haar toestemming op elk moment intrekken.
4.5 Het intrekken van toestemming heeft geen gevolgen voor verwerkingen die vóór de intrekking van de toestemming reeds rechtmatig hebben plaatsgevonden. Wanneer de Vennootschap persoonsgegevens op een andere rechtsgrond verwerkt, heeft het intrekken van toestemming geen gevolgen voor verwerkingen die op die andere rechtsgrond noodzakelijk zijn.
5 Registratie van e-vignetten
5.1 Om een e-vignet te verwerken, stuurt de Vennootschap de voor de bestelling vereiste informatie naar de betreffende vignetaanbieder. Alleen de informatie die voor dat specifieke land en die specifieke bestelling nodig is, wordt gedeeld.
5.2 Afhankelijk van het land kan een vignetaanbieder een overheidsinstantie, tolbeheerder, erkende distributeur, wederverkoper of andere organisatie zijn die betrokken is bij de registratie of administratie van het e-vignet.
5.3 De Vennootschap maakt momenteel gebruik van of kan gebruikmaken van de volgende vignetaanbieders:
Zwitserland
Bundesamt für Zoll und Grenzsicherheit (BAZG)
Tsjechië
Státní fond dopravní infrastruktury (SFDI)
Slowakije
Národná diaľničná spoločnosť (NDS)
Slovenië
Družba za avtoceste v Republiki Sloveniji (DARS)
Roemenië
Scala Assistance SRL
barely digital GmbH & Co. KG
SMS Ticketing SRL
Bulgarije
Intelligent Traffic Systems AD
Yettel Bulgaria EAD
Moldavië
S.A. Administrația Națională a Drumurilor
Hongarije
Nemzeti Mobilfizetési Zrt.
5.4 De vignetaanbieders die door de Vennootschap worden gebruikt, kunnen in de loop van de tijd wijzigen. Wanneer voor een land meer dan één aanbieder beschikbaar is, kan de Vennootschap bepalen welke aanbieder wordt gebruikt om de bestelling te verwerken.
5.5 Een vignetaanbieder kan persoonsgegevens onder zijn eigen juridische verantwoordelijkheid verwerken wanneer dit voortvloeit uit zijn rol of het toepasselijke recht.
6 Betalingen
6.1 De Vennootschap maakt momenteel gebruik van Nuvei, PAY.nl, PayPal en Revolut Pay voor de verwerking van betalingen. Welke aanbieder wordt gebruikt, hangt af van de betaalmethode die de Klant heeft gekozen.
6.2 Betalingsdienstaanbieders verwerken de informatie die zij nodig hebben om de betaling te voltooien, te verifiëren en te administreren. Voor bepaalde verwerkingen handelen zij namens de Vennootschap, terwijl zij voor andere verwerkingen hun eigen juridische verantwoordelijkheden kunnen hebben.
6.3 De Vennootschap ontvangt alleen de betalingsinformatie die zij nodig heeft om de bestelling, betaling, terugbetaling, het geschil of de chargeback te beheren. De Vennootschap bewaart geen volledige betaalkaartgegevens.
7 Klantenservice
7.1 Wanneer een Klant contact opneemt met de Vennootschap, verwerkt de Vennootschap de informatie die nodig is om de vraag te beantwoorden of het probleem op te lossen. Dit kan contactgegevens, correspondentie, bestelinformatie en andere door de Klant verstrekte informatie omvatten.
7.2 De Vennootschap gebruikt Trengo om communicatie met de klantenservice te beheren. Gegevens van de klantenservice kunnen daarom via Trengo namens de Vennootschap worden verwerkt.
8 Beoordelingen
8.1 Na een bestelling kan de Vennootschap het e-mailadres en de bestel-ID van de Klant delen met Trustpilot. Trustpilot gebruikt deze informatie om namens de Vennootschap een uitnodiging voor een beoordeling te versturen.
8.2 De Vennootschap gebruikt deze informatie om echte feedback van klanten te verzamelen en haar diensten te verbeteren. Waar dit wettelijk is toegestaan, is deze verwerking gebaseerd op het gerechtvaardigde belang van de Vennootschap om feedback van haar Klanten te ontvangen.
8.3 Klanten kunnen bezwaar maken tegen het gebruik van hun gegevens voor uitnodigingen voor beoordelingen door contact op te nemen via [email protected] of door gebruik te maken van de opties in de uitnodiging.
8.4 Als een Klant ervoor kiest een beoordeling te plaatsen, kan Trustpilot informatie met betrekking tot die beoordeling verwerken overeenkomstig zijn eigen privacyvoorwaarden.
9 Marketing
9.1 De Vennootschap verstuurt alleen marketingmails wanneer de ontvanger de vereiste toestemming heeft gegeven.
9.2 De Vennootschap gebruikt Klaviyo om marketingmails, mailinglijsten en communicatievoorkeuren te beheren. Klaviyo kan informatie verwerken zoals het e-mailadres van de Klant, marketingvoorkeuren en interacties met e-mails.
9.3 Toestemming voor marketing kan op elk moment worden ingetrokken via de afmeldlink in een e-mail of door contact op te nemen via [email protected].
9.4 Het intrekken van toestemming voor marketing heeft geen gevolgen voor serviceberichten die nodig zijn voor een bestelling of Roadwise-account.
10 Cookies en analyse
10.1 Tollvignettes.com en het Roadwise-account maken gebruik van cookies en soortgelijke technologieën. Sommige daarvan zijn noodzakelijk voor de website, het account, de beveiliging of andere basisfunctionaliteiten.
10.2 Analyse-, advertentie- en andere niet-essentiële technologieën worden alleen na toestemming gebruikt wanneer dit wettelijk vereist is.
10.3 Afhankelijk van de cookiekeuzes van de Klant kan de Vennootschap gebruikmaken van Google Analytics, Google Ads, Google Tag Manager, Hotjar en Converge. Deze diensten helpen de Vennootschap te begrijpen hoe haar diensten worden gebruikt, de gebruikerservaring te verbeteren, prestaties te meten en advertenties te meten of te optimaliseren.
10.4 Deze technologieën kunnen informatie verwerken zoals het IP-adres, online identificatoren, browser- en apparaatinformatie, bekeken pagina's, klikken, interacties en sessiegegevens.
10.5 Klanten kunnen hun cookiekeuzes wijzigen of intrekken via de cookie-instellingen die door de Vennootschap beschikbaar worden gesteld.
11 Hosting en technische dienstverleners
11.1 De Vennootschap gebruikt Google Cloud voor hosting, infrastructuur en technische opslag. Persoonsgegevens kunnen daarom worden opgeslagen of verwerkt met behulp van Google Cloud-systemen.
11.2 De Vennootschap kan ook andere technische leveranciers gebruiken die nodig zijn om haar diensten te exploiteren, beveiligen, onderhouden of ontwikkelen. Deze leveranciers krijgen alleen toegang tot persoonsgegevens wanneer dit nodig is voor de dienst die zij leveren.
12 Met wie wij persoonsgegevens delen
12.1 De Vennootschap verkoopt geen persoonsgegevens.
12.2 Afhankelijk van de gebruikte diensten kunnen persoonsgegevens worden gedeeld met:
a. vignetaanbieders en overheidsinstanties;
b. betalingsdienstaanbieders;
c. hosting- en technische dienstverleners;
d. dienstverleners voor klantenservice;
e. aanbieders van analyse- en trackingdiensten;
f. marketingdienstverleners;
g. beoordelingsplatformen; en
h. professionele adviseurs waar nodig.
12.3 Persoonsgegevens kunnen ook worden verstrekt wanneer de Vennootschap daartoe verplicht is op grond van de wet, door een rechter of door een bevoegde instantie. De Vennootschap kan informatie ook verstrekken wanneer dit redelijkerwijs noodzakelijk is om een rechtsvordering af te handelen of zich daartegen te verdedigen.
13 Doorgiften buiten de EER
13.1 Sommige dienstverleners of vignetaanbieders van de Vennootschap kunnen persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken.
13.2 Wanneer persoonsgegevens buiten de EER worden doorgegeven, gebruikt de Vennootschap een doorgiftemechanisme dat is toegestaan op grond van de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming. Afhankelijk van het land en de ontvanger kan dit onder meer het volgende omvatten:
a. een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie;
b. het EU-US Data Privacy Framework voor gecertificeerde organisaties;
c. door de Europese Commissie goedgekeurde standaardcontractbepalingen, samen met aanvullende waarborgen waar vereist; of
d. een ander doorgiftemechanisme dat op grond van het toepasselijke recht is toegestaan.
13.3 Klanten kunnen contact opnemen via [email protected] voor meer informatie over de waarborgen die voor een specifieke internationale doorgifte worden gebruikt.
14 Hoe lang wij persoonsgegevens bewaren
14.1 De Vennootschap bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk, tenzij de wet vereist of toestaat dat deze langer worden bewaard.
14.2 Bestel-, factuur- en klantgegevens die deel uitmaken van de fiscale of administratieve administratie van de Vennootschap worden doorgaans zeven jaar bewaard.
14.3 Informatie die uitsluitend verband houdt met een Roadwise-account wordt bewaard zolang het account actief blijft. Nadat het account is gesloten, wordt informatie die niet langer nodig is voor een ander rechtmatig doel verwijderd of geanonimiseerd.
14.4 Informatie die nog moet worden bewaard vanwege een wettelijke verplichting, zoals bestel- of factuurgegevens, blijft gedurende de toepasselijke bewaartermijn opgeslagen, ook nadat een Roadwise-account is gesloten.
14.5 Marketinginformatie wordt bewaard totdat de toestemming wordt ingetrokken of de informatie niet langer nodig is voor marketing. De Vennootschap kan beperkte informatie bewaren om vast te leggen dat iemand zich heeft afgemeld, zodat geen marketing meer wordt verstuurd zonder een nieuwe opt-in.
14.6 Technische gegevens, analysegegevens, cookiegegevens en gegevens van de klantenservice worden uitsluitend bewaard zolang dit redelijkerwijs nodig is voor het betreffende doel. De exacte termijn kan afhangen van het type gegevens, de instellingen van de gebruikte dienst en toepasselijke wettelijke of beveiligingsvereisten.
15 Beveiliging
15.1 De Vennootschap neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, ongeoorloofde toegang, ongeoorloofde verstrekking en andere onrechtmatige verwerkingen.
15.2 De Vennootschap evalueert haar beveiligingsmaatregelen en werkt deze waar passend bij, rekening houdend met het type persoonsgegevens dat wordt verwerkt en de daarmee samenhangende risico's.
15.3 Van geen enkel online systeem kan worden gegarandeerd dat het volledig veilig is. Klanten zijn ook verantwoordelijk voor het veilig houden van hun inloggegevens voor het Roadwise-account en zouden contact moeten opnemen met de Vennootschap als zij vermoeden dat iemand zonder toestemming toegang tot hun account heeft gekregen.
16 Geautomatiseerde besluitvorming
16.1 De Vennootschap neemt geen besluiten over Klanten die uitsluitend zijn gebaseerd op geautomatiseerde verwerking wanneer die besluiten voor hen rechtsgevolgen hebben of hen op vergelijkbare wijze in aanmerkelijke mate treffen.
17 Uw privacyrechten
17.1 Klanten hebben het recht de Vennootschap te vragen welke persoonsgegevens zij over hen heeft en een kopie van die gegevens te ontvangen.
17.2 Klanten kunnen de Vennootschap vragen persoonsgegevens te corrigeren die onjuist of onvolledig zijn.
17.3 Klanten kunnen de Vennootschap vragen persoonsgegevens te verwijderen wanneer de wet hun dat recht geeft. De Vennootschap kan informatie blijven bewaren die zij wettelijk verplicht is te bewaren of die zij anderszins rechtmatig mag bewaren.
17.4 Klanten kunnen ook het recht hebben de Vennootschap te vragen de verwerking van hun persoonsgegevens te beperken, bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen of bepaalde gegevens in een overdraagbaar formaat te ontvangen.
17.5 Wanneer een verwerking op toestemming is gebaseerd, kan die toestemming op elk moment worden ingetrokken. Dit heeft geen gevolgen voor verwerkingen die vóór de intrekking van de toestemming al hebben plaatsgevonden.
17.6 Privacyverzoeken kunnen worden ingediend via het beschikbare contactformulier of per e-mail aan [email protected]. De Vennootschap kan informatie opvragen die nodig is om de identiteit van de persoon die het verzoek indient te verifiëren.
17.7 De Vennootschap zal reageren binnen de termijnen die op grond van de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming vereist zijn.
17.8 Klanten hebben ook het recht een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming. Omdat de Vennootschap in Nederland is gevestigd, kan een klacht worden ingediend bij de Nederlandse toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming, de Autoriteit Persoonsgegevens. Afhankelijk van de omstandigheden kan een Klant mogelijk ook een klacht indienen bij de toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming in zijn of haar eigen land.
18 Leeftijd
18.1 De e-vignetdiensten en Roadwise-accounts van de Vennootschap zijn bedoeld voor personen van 18 jaar of ouder. De Vennootschap biedt niet bewust Roadwise-accounts of e-vignetdiensten aan personen jonger dan 18 jaar.
19 Wijzigingen van dit privacybeleid
19.1 De Vennootschap kan dit privacybeleid bijwerken als haar diensten, verwerkingsactiviteiten, dienstverleners of wettelijke verplichtingen wijzigen.
19.2 De meest recente versie zal beschikbaar zijn via Tollvignettes.com en via de Roadwise-diensten van de Vennootschap. Waar dit wettelijk vereist is, zullen wezenlijke wijzigingen die bestaande houders van een Roadwise-account aanzienlijk beïnvloeden ook aan hen worden meegedeeld.